Przygotuj się na e-Doręczenia z IT SYSTEM!

Czym są e-Doręczenia?

E-Doręczenia to nowoczesny system elektronicznej komunikacji, który stanowi odpowiednik listu poleconego z potwierdzeniem odbioru. Został wprowadzony w celu usprawnienia korespondencji pomiędzy podmiotami publicznymi, a także obywatelami oraz firmami. System ten zapewnia bezpieczną, wygodną oraz ekologiczną formę przesyłania dokumentów, eliminując konieczność korzystania z tradycyjnej poczty papierowej.

Od kiedy i kogo obowiązują e-Doręczenia?

Harmonogram wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych.

Co zmienią e-Doręczenia w Twojej firmie?

Wybór dostawcy usługi e-Doręczeń – na co zwrócić uwagę?

Wdrażając system e-Doręczeń, warto dokładnie zapoznać się z dostępnymi rozwiązaniami i kluczowymi różnicami między nimi. Na rynku funkcjonują dwa główne rodzaje usług e-Doręczeń, które różnią się zarówno zakresem, jak i grupą docelową.

• Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE) – jest to usługa obowiązkowa dla podmiotów publicznych, takich jak urzędy czy sądy, i jest świadczona wyłącznie przez wyznaczonego operatora pocztowego. Oznacza to, że instytucje państwowe nie mają możliwości wyboru innego dostawcy – muszą korzystać z PURDE.
• Kwalifikowana Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (KURDE) – świadczona przez zewnętrzne podmioty. Można ją określić jako usługę biznesową, skierowaną głównie do firm i organizacji. KURDE umożliwia nie tylko wymianę korespondencji między podmiotami publicznymi, ale również między przedsiębiorstwami oraz innymi instytucjami posiadającymi ADE (adres doręczeń elektronicznych). Warto podkreślić, że PURDE nie oferuje takiej funkcjonalności dla podmiotów niepublicznych. Jednym z kluczowych atutów KURDE jest koszt – przesyłki mają taką samą wartość dowodową jak list polecony, ale są od niego znacznie tańsze. Standardowa cena listu poleconego to 7,80 zł, podczas gdy w ramach KURDE możliwe jest skorzystanie z darmowych pakietów przesyłek lub zakup dodatkowych paczek w cenie poniżej 2 zł za przesyłkę.

Biorąc pod uwagę, że w niedalekiej przyszłości wszystkie podmioty działające w obrocie gospodarczym będą zobowiązane do posiadania ADE, skorzystanie z tej usługi staje się opłacalnym i wygodnym rozwiązaniem. Umożliwia to znaczną redukcję kosztów oficjalnej korespondencji między firmami oraz instytucjami. Do najczęściej przesyłanych dokumentów w ramach KURDE należą podpisane elektronicznie umowy, wezwania do zapłaty oraz różnego rodzaju zawiadomienia.

Dodatkowe korzyści i funkcjonalności

W obu wariantach – zarówno PURDE, jak i KURDE – wysyłka korespondencji do podmiotów publicznych, w tym do urzędów, jest realizowana bezpłatnie. Jednak to komercyjne rozwiązania oferują bardziej rozbudowane funkcje, dostosowane do potrzeb firm. Przykładowo, kwalifikowane usługi doręczeń elektronicznych umożliwiają dostęp do skrzynki dla wielu użytkowników oraz zapewniają większą pojemność. Dla porównania, standardowa publiczna skrzynka ADE ma pojemność jedynie 3 GB, co może być niewystarczające dla przedsiębiorstw obsługujących dużą ilość korespondencji.

Cena e-Doręczeń Certum

Analizując szczegółowo poszczególne różnice w dostępnych rozwiązaniach, zdecydowanie zalecamy naszym klientom wykorzystanie rozwiązań komercyjnych. Jako partner Certum – kwalifikowanego dostawcy podpisów elektronicznych i usług doręczeń elektronicznych pragniemy Państwu zaproponować następujące rozwiązania:

Parametr		Skrzynka Free	Skrzynka Standard	Skrzynka Premium
Pojemność skrzynki w GB		4	8	16
Cena za 1 rok		0 zł	149 zł	399 zł
Cena za 2 lata		–	279 zł	769 zł
Cena za 3 lata		–	409 zł	999 zł
Liczba użytkowników (aktualnie aktywnych)		1	3	10
Możliwości nadawania przesyłek do administracji publicznej, firm, osób fizycznych		Tak	Tak	Tak
Darmowe przesyłki do administracji publicznej		Tak	Tak	Tak
Darmowe  przesyłki  komercyjne (do firm i osób fizycznych) wliczone w cenę skrzynki do wykorzystania na każdy rok ważności skrzynki.		0	100	300
Możliwość dokupienia pakietów przesyłek		Tak	Tak	Tak
Powiadomienia email		Tak	Tak	Tak
Powiadomienia SMS		Nie	Nie	Tak
Ilość numerów telefonów, na które są wysyłane powiadomienia		0	0	2
Ilość powiadomień SMS		0	0	1000
Czas przechowywania wiadomości na skrzynce		90 dni	Przez cały okres ważności skrzynki	Przez cały okres ważności skrzynki
Tryby przesyłek	Bez potwierdzenia odbioru. Z potwierdzeniem odbioru. Potwierdzenie odbioru z podpisem.	Tak	Tak	Tak
Ubezpieczenie skrzynki – zgodnie z regulacjami dotyczącymi kwalifikowanych dostawców rejestrowanego doręczenia elektronicznego		Tak	Tak	Tak
Wsparcie techniczne		Tak	Tak	Tak
Możliwość wysyłki do wielu adresatów		Nie	Tak	Tak

Niezbędne dokumenty

Etapy wdrożenia e-Doręczeń z IT SYSTEM

• analiza potrzeb i wybór właściwego rozwiązania
• wykupienie usługi i złożenie wniosku o założenie skrzynki ADE (adres do doręczeń elektronicznych)
• konfiguracja usługi i nadanie uprawnień dla poszczególnych użytkowników
• szkolenie

Podsumowanie

Decydując się na wdrożenie e-Doręczeń, warto dokładnie przeanalizować dostępne opcje, aby podjąć odpowiednią decyzję. Jeśli reprezentujesz podmiot publiczny, PURDE jest obowiązkowym wyborem. Natomiast w przypadku działalności gospodarczej, KURDE oferuje więcej funkcjonalności, niższe koszty i swobodną wymianę korespondencji. Warto również pamiętać, że nadchodzące zmiany prawne zobowiążą firmy do korzystania z ADE. Dlatego wcześniejsze wdrożenie kwalifikowanej usługi doręczeń elektronicznych może przynieść istotne korzyści operacyjne i finansowe.